Kiedy można przyznać premię uznaniową pracownikowi? Sprawdź zasady i pobierz wzór zawiadomienia o przyznaniu premii

Dzięki premii uznaniowej możesz doceniać pracowników, nie kierując się zamkniętą listą kryteriów z regulaminu wynagrodzeń. Chociaż ten sposób nagradzania wydaje się dogodny dla pracodawcy, tak naprawdę swoboda w przyznawaniu premii uznaniowej jest ograniczona pewnymi przepisami. Sprawdź, na co uważać, wynagradzając najbardziej pracowite i zaangażowane osoby. Przyznanie premii uznaniowej opiera się na określonych powodach i przesłankach, które pozwalają zachować przejrzystość oraz spójność całego procesu. 

1. Zasady przyznawania premii uznaniowej
2. Kiedy pracownik może domagać się premii uznaniowej?
3. Premia uznaniowa jako uzupełnienie wynagrodzenia zasadniczego
4. Premia uznaniowa a regulaminowa
5. Premia uznaniowa w przepisach wewnątrzzakładowych
6. Wzór oświadczenia o przyznaniu premii uznaniowej
7. Premia uznaniowa w wynagrodzeniu urlopowym
8. Premia uznaniowa w wynagrodzeniu chorobowym
9. Premia uznaniowa a podatki i składki ZUS
10. Premia uznaniowa brutto i netto
11. Dodatkowe pytania o premię uznaniową
12. Premia uznaniowa w odprawie emerytalnej
13. Premia uznaniowa jako dodatek za nadgodziny
14. Premia uznaniowa w umowie zleceniu

Premia uznaniowa to forma dobrowolnej nagrody pieniężnej. Pracodawca nie przyznaje tej specyficznej premii – w odróżnieniu od np. premii regulaminowej – na podstawie zasad spisanych w przepisach wewnątrzzakładowych. Swobodnie decydujesz, kiedy, komu i ile premii uznaniowej przyznajesz. O ile pracownicy nie muszą spełniać żadnych precyzyjnych kryteriów, o tyle pracodawca musi mieć na uwadze pewne ogólne wytyczne, które podaje Kodeks pracy. Taka nagroda uznaniowa powinna wynikać z realnej oceny pracy i zaangażowania zatrudnionej osoby.

Zgodnie z art. 105 k.p. nagrody lub wyróżnienia przyznaje się pracownikom, którzy:

• wzorowo wypełniają swoje obowiązki,
• wykazują się inicjatywą w pracy,
• podnoszą jakość i wydajność pracy,

przyczyniając się szczególnie do wykonywania zadań firmy. Właśnie w takich sytuacjach można przygotować wniosek o premię dla pracownika albo wskazać premię uznaniową za zaangażowanie jako formę docenienia ponadstandardowych efektów pracy.

Co zrobić, kiedy pracownik uważa, że znakomicie sprawdza się na swoim stanowisku, więc należy mu się premia uznaniowa? Pamiętaj, że ta nagroda jest opcjonalna, więc decyzja zależy wyłącznie od Ciebie. Pracownicy nie mogą żądać premii uznaniowej, ponieważ to fakultatywny dodatek do wynagrodzenia. Chyba że… mogą udowodnić, że wypłaty premii uznaniowej tylko wybranym osobom naruszyły pewne przepisy prawa pracy.

Oczywiście istnieją pewne wyjątki. Pracownik mógłby rościć pretensję o premię uznaniową, jeśli okazałoby się, że doceniony sukces zespołu był w dużej mierze jego zasługą, natomiast pracodawca przyznałby tej osobie niższą premię bądź pominął ją całkowicie w gratyfikacji.

W takiej sytuacji pracodawca naruszyłby:

• art. 183a § 2 k.p., czyli zasadę równego traktowania w zatrudnieniu,
• art. 183c § 1 k.p., czyli prawo pracowników do jednakowego wynagrodzenia za tę samą pracę lub o tej samej wartości.

To pozwoliłoby pracownikowi ubiegać się o odszkodowanie.

Zdarza się również, że wyróżniający się pracownicy nie otrzymują premii uznaniowej, kiedy kończą zatrudnienie w danej firmie. Jeśli za odmową wypłacenia premii stoi wyłącznie rozwiązanie stosunku pracy, pracownik może rościć pretensje o tę nagrodę, zwłaszcza jeśli pracował tak samo efektywnie jak współpracownicy, którzy ją otrzymali. Zgodnie ze wspomnianym art. 183a § 1 k.p. pracownicy nie mogą być dyskryminowani ze względu na m.in. zatrudnienie na czas nieokreślony lub określony.

W tych i podobnych sytuacjach pracownik mógłby wykazać, że pracodawca nie przestrzegał art. 94 pkt 9 k.p., czyli obowiązku stosowania obiektywnych i sprawiedliwych kryteriów oceny pracowników oraz wyników ich pracy. Z perspektywy pracodawcy warto więc wiedzieć, jak umotywować wniosek o premię i jak przygotować rzetelne uzasadnienie premii uznaniowej.

Innym punktem zapalnym jest sytuacja, w której umowa o pracę dzieli pensję na 2 części: wynagrodzenie zasadnicze i premię uznaniową. Jeśli pracownik nagle nie otrzymuje tej premii, mimo że premia uznaniowa była wypłacana co miesiąc, może rościć pretensje do pracodawcy.

W tym przypadku mamy do czynienia z:

• próbą obejścia przepisów płacowych,
• „premią uznaniową”, ponieważ traci swój nieroszczeniowy charakter.

Wyrok Sądu Najwyższego potwierdza, że „premia” wypłacana regularnie za standardowe wykonywanie obowiązków służbowych jest stałym składnikiem wynagrodzenia, a nie wyjątkową nagrodą za ponadprzeciętne osiągnięcia. Oznacza to, że może zostać uznana za premię uznaniową jako stały składnik wynagrodzenia, co zmienia jej charakter prawny. SN zwrócił również uwagę, że nagrody nie mogą dotyczyć wszystkich lub większości pracowników zatrudnionych w danej firmie, a praktyki odbiegające od wyrażonych w art. 105 k.p. nie powinny być aprobowane.

Jeśli pracodawca chciałby zrezygnować z comiesięcznej „premii”, powinien wręczyć pracownikowi porozumienie lub wypowiedzenie warunków pracy i płacy.

O ile premia uznaniowa jest fakultatywna i nieroszczeniowa, o tyle premia regulaminowa – roszczeniowa. To oznacza, że pracownik spełniający precyzyjne kryteria ma prawo do żądania premii regulaminowej od pracodawcy. W tym przypadku odmowa wypłaty premii – wbrew spisanym warunkom – sprawia, że pracownik może wkroczyć na drogę sądową.

Zasady przyznawania premii regulaminowej trzeba określić w przepisach wewnątrzzakładowych: układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy, regulaminie wynagrodzeń lub umowie o pracę z danym pracownikiem. W przypadku premii uznaniowej nie ma takiego obowiązku, choć w praktyce część firm tworzy regulamin premii uznaniowej, który porządkuje wewnętrzne zasady jej przyznawania bez nadawania jej roszczeniowego charakteru.

Jak już wspomnieliśmy, premia uznaniowa nie jest przyznawana na podstawie precyzyjnych kryteriów. Akt wewnątrzzakładowy może określać jedynie ogólne, podstawowe informacje, m.in. z jaką częstotliwością pracodawca będzie rozważał wypłacenie premii uznaniowej czy sposób naliczania. Takie regulacje wciąż nie zobowiązują pracodawcy do wypłaty premii, ale podkreślają, że ma taką możliwość. Konstruując zapisy, trzeba uważać, żeby nie zawierały warunków, na których spełnienie pracownik może się powołać i tym samym żądać wypłaty premii. Takie rozwiązania są istotne także tam, gdzie prowadzona jest obsługa kadrowo-płacowa dla MŚP. 

Zgodnie z art. 105 k.p. pracodawca przyznający nagrodę lub wyróżnienie pracownikowi, w tym premię uznaniową, musi przygotować zawiadomienie, którego odpis umieszcza się w aktach osobowych pracownika. Dokument powinien podawać uzasadnienie premii uznaniowej i jej wysokość.

• Wzór zawiadomienia o przyznaniu premii uznaniowej.pdf

Według § 6 pkt 1 rozporządzenia urlopowego wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy nie obejmuje jednorazowych lub nieperiodycznych wypłat za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie. Jaki z tego płynie wniosek? Premia uznaniowa nie wlicza się do podstawy wynagrodzenia urlopowego.

To stanowisko jest potwierdzone orzecznictwem, np. wyrokiem Sądu Najwyższego z 20 lipca 2000 r. (sygn. akt I PKN 17/00), według którego premia uznaniowa nie ma charakteru roszczeniowego i nie jest składnikiem wynagrodzenia za pracę, więc nie mieści się w pojęciu wynagrodzenia urlopowego. Co ważne, zgodnie z § 14 rozporządzenia urlopowego premię wyklucza się również z podstawy ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy.

Włączenie premii uznaniowej do podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego jest uzależnione od przepisów wewnątrzzakładowych i prawa pracownika do dodatkowych składników wynagrodzenia podczas nieobecności.

Rozważmy 3 przypadki.

Tak, premia uznaniowa jest opodatkowana i stanowi przychód pracownika ze stosunku pracy. Pracodawca powinien odprowadzić od tej kwoty składki ZUS finansowane przez pracownika i zaliczkę na podatek dochodowy. Prawidłowe rozliczenie takich składników wynagrodzenia może wspierać outsourcing usług płacowych. 

Pytanie “czy premia uznaniowa jest opodatkowana?” pojawia się bardzo często, podobnie jak wątpliwość, czy premia wlicza się do emerytury. Co do zasady, skoro od świadczenia odprowadzane są składki, wpływa ono na podstawy ubezpieczeniowe.

Co ważne, premia uznaniowa za okres, w którym pracownik pobiera świadczenie chorobowe, nie podlega tzw. zwolnieniu z ozusowania.

To oznacza, że jeśli pracodawca nie wypłaciłby tych składników, pracownik mógłby wystąpić z roszczeniem o ich wypłatę. Tak by się nie stało w przypadku premii uznaniowej, która ma charakter nieroszczeniowy. Nie zmieniają tego akty wewnątrzzakładowe podające, że pracownik ma prawo do premii uznaniowej za okres, w którym przebywa na L4.

Załóżmy, że pracodawca przyznał pracownikowi premię uznaniową w wysokości 1000 zł brutto. Chociaż kwota netto jest zależna od indywidualnej sytuacji pracownika, można sprawdzić, ile otrzyma „na rękę” w konkretnym przypadku. To właśnie dlatego w praktyce często pojawiają się pytania o premię uznaniową brutto i netto.

Czy premia uznaniowa wlicza się do podstawy odprawy emerytalnej?

Co do zasady, nie, ponieważ ma charakter nieroszczeniowy. Niemniej zdarza się, że „premia uznaniowa” jest dobrowolna wyłącznie z nazwy, a rzeczywiście funkcjonuje nie jako okazjonalna nagroda, a jako obligatoryjny składnik wynagrodzenia, który jest np. wypłacany z wynagrodzeniem zasadniczym każdego miesiąca. To oznacza, że nad każdym przypadkiem trzeba się indywidualnie pochylić.

Czy pracodawca może zastąpić dodatek za nadgodziny premią uznaniową?

Nie, pracodawca nie może wypłacić pracownikowi premii uznaniowej jako zastępstwa wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych. Ponadto premia uznaniowa nie powinna być wliczana do „normalnego wynagrodzenia”, na podstawie którego oblicza się dodatek za nadgodziny. Niemniej prawo pracy nie zabrania, aby przepisy wewnątrzzakładowe były korzystniejsze dla pracownika, więc pracodawca mógłby uwzględnić tę premię, obliczając wynagrodzenie z dodatkiem za godziny nadliczbowe.

Czy zleceniobiorca może otrzymać premię uznaniową?

Jeśli zleceniodawca chce wypłacić zleceniobiorcy wynagrodzenie wyższe od wynikającego z umowy, powinien po pierwsze – podpisać aneks do umowy zlecenia, po drugie – unikać określeń, które są charakterystyczne dla stosunku pracy, np. „premia”, „nagroda”. Umowa zlecenie nie może mieć znamion umowy o pracę. Strony mogą ustalić, za jakie działania zleceniobiorca otrzyma np. „bonus”.