Nowelizacja ustawy o systemie eUmów – pracodawcy podpiszą online nie tylko umowę o pracę

15 maja br. parlament uchwalił nowelizację o systemie eUmów, który został udostępniony niecałe pół roku wcześniej. Pierwsza wersja elektronicznego systemu ma pewne ograniczenia. Korzystają z niego tylko niektóre podmioty (np. mikroprzedsiębiorcy) zawierające wybrane umowy (np. umowy o pracę, umowy zlecenia). Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej od początku planowało rozwój systemu o kolejne funkcjonalności. Niestety, poczekamy na nie aż 3 lata, bo prace potrwają do połowy 2029 roku. Jak działa aktualny system eUmów i co się zmieni? 

Jak wyjaśniliśmy w poradniku odpowiadającym na najczęstsze pytania o podpisywanie umów o pracę, można ją zawrzeć w formie elektronicznej, o ile obie strony używają kwalifikowanego podpisu elektronicznego, który ma moc prawną odpowiadającą odręcznemu podpisowi. Nie wystarczy wydrukować umowy, podpisać jej, a potem zeskanować i przesłać drugiej stronie. Opcjonalnie: pracodawca może złożyć podpis elektroniczny, następnie wydrukować umowę i wręczyć ją pracownikowi, który złoży odręczny podpis. 

Wspomniany kwalifikowany podpis elektroniczny umożliwia zalogowanie do systemu eUmów, ale to tylko jedna z opcji poza Profilem Zaufanym, e-dowodem, aplikacją mObywatel czy bankowością elektroniczną. To sprawia, że strony umowy, szczególnie pracownicy, nie muszą ponosić dodatkowych kosztów (kwalifikowane podpisy elektroniczne są odpłatne). 

Co ważne, system eUmów nie pozwala – i nie będzie pozwalał – na prowadzenie wszystkich procesów kadrowo-płacowych w systemie paperless, czyli bez papieru. W tym celu konieczne jest skorzystanie z kompleksowego oprogramowania, np. w formie outsourcingu usług płacowych i kadrowych SD Worx. Jak podano w raporcie „Stan Analityki HR w Polsce” na podstawie VII edycji „Badania Analityki HR”, eliminacja papieru i tradycyjnego obiegu dokumentów generuje wysokie ROI (Return on Investment), czyli wskaźnik zwrotu z inwestycji. Z jednej strony – ogranicza wydatki związane z zarządzaniem papierową dokumentacją, z drugiej strony – eliminuje nieproduktywne godziny. 

Warto dodać, że opinie o funkcjonalnościach systemu eUmów oraz propozycje zmian można wysyłać na adres: eumowy@mrpips.gov.pl, natomiast podręcznik dla użytkowników jest dostępny tutaj. W przypadku trudności można zadzwonić na numer infolinii: 19 524 

Kto może korzystać z systemu eUmowy? 

Aktualnie system eUmowy jest dostępny dla: 

• mikroprzedsiębiorców oraz innych podmiotów zatrudniających nie więcej niż 9 osób, 
• osób fizycznych (w tym rodziców podpisujących umowy z osobami opiekującymi się dziećmi), 
• rolników. 

Oczywiście z systemu eUmowy mogą skorzystać także osoby zatrudniane – pracownicy, opiekunowie czy zleceniobiorcy. 

Czy system eUmowy służy do prowadzenia akt pracowniczych? 

Co do zasady, system eUmowy może służyć do prowadzenia i przechowywania elektronicznej dokumentacji pracowniczej, ale istnieją pewne ograniczenia. Ta funkcjonalność obejmuje wyłącznie nowo zatrudnionych pracowników oraz tych, dla których nie prowadzono wcześniej dokumentacji. 

Nowelizacja ustawy o systemie eUmów – co się zmieni? 

Co najważniejsze, system eUmów zostanie udostępniony wszystkim pracodawcom oraz rozszerzony o kolejne rodzaje umów, m.in. umowę szkoleniową, umowę o zakazie konkurencji czy umowę o wolontariat. Dodatkowo nowa wersja systemu eUmowy pozwoli na: 

• przekazywanie rozliczeń i dokumentów do ZUS-u, 
• automatyczne przekazywanie kopii umowy zawartej z cudzoziemcem do podmiotu wydającego pozwolenie na pracę, 
• obsługiwanie umów zawieranych poza systemem. 

Korzystanie z systemu eUmowy pozostanie bezpłatnym i dobrowolnym (!) rozwiązaniem. To oznacza, że pracownik ma prawo wymagać zawarcia umowy papierowej. 

Niestety, jak podkreśla MRPiPS, uruchomienie nowych funkcji zostało zaplanowane dopiero na 2029 rok. Nie da się ukryć, że 3 lata sprzyja znacznemu rozwojowi automatyzacji w HR i transformacji cyfrowej przedsiębiorstw, które do tego czasu prawdopodobnie będą korzystały z innych systemów digitalizujących procesy kadrowo-płacowe, więc system eUmów będzie dla nich zbędny. 

Jeśli dopiero myślisz o strategii paperless i automatyzacji, pobierz nasz przewodnik po wyborze dostawcy usług kadrowo-płacowych, aby się dowiedzieć, na co zwrócić uwagę, zanim podpiszesz umowę o outsourcing.