Automatyzacja HR – jakie procesy w zarządzaniu zasobami ludzkimi można zautomatyzować?

Excel obronił tytuł głównego narzędzia wspierającego procesy HR. Ten program króluje wśród 1/3 uczestników badania „TrendyHR_2024”. Tylko czy arkuszy kalkulacyjnych – i obsługujących ich pracowników – na pewno nie da się zastąpić? Automatyzacja procesów HR wymaga dodatkowych działań: rozwijania wewnętrznego oprogramowania lub korzystania z zewnętrznych narzędzi, które przyspieszają i upraszczają powtarzalne zadania. Sprawdź, które obowiązki działu personalnego warto zautomatyzować. Rozważamy także, czy automatyzacja stanowi zagrożenie, czy szansę dla HR-u.

Automatyzacja HR wykorzystuje technologię eliminującą lub minimalizującą udział człowieka w procesach związanych z zarządzaniem zasobami ludzkimi, szczególnie w zakresie czasochłonnych, manualnych i powtarzalnych zadań, np. przygotowywania listy płac. Dzięki automatyzacji procesów HR można zyskać więcej czasu na strategiczne obowiązki, obniżyć ryzyko błędów i zwiększyć produktywność pracowników działu human resources. Oczywiście to zaledwie kilka z wielu korzyści, które są potwierdzone globalnymi statystykami. 

HR-owcy rozmawiają z pracownikami, ale… 

Raport „State of AI and Automation in HR 2024” podaje, że 71% HR-owców poświęca większość czasu pracy na rozmowy 1:1 z pracownikami. Sęk w tym, że ponad połowa specjalistów przeznacza go na odpowiadanie na proste pytania. Dzięki automatyzacji można je ograniczyć – i poświęcić czas na dyskusje, w których AI nie zastąpi człowieka. 

Z raportu „TrendyHR_2024” wynika, że największą popularnością cieszą się narzędzia automatyzujące rekrutację. Korzysta z nich aż 73% respondentów. Prawie 45% używa narzędzi HR do analityki. Co istotne, automatyzacja ma zastosowanie także w „miękkim” obszarze HR, czyli komunikacji wewnętrznej i zarządzaniu szkoleniami pracowników. Niemal połowa uczestników badania przyznała, że wspiera się aplikacjami do ocen okresowych, a 1/3 ankietowanych automatyzuje onboarding.

• Odciąża dział HR z prostej pracy administracyjnej, pozwalając się skupić na strategicznym wsparciu biznesu. 
• Obniża ryzyko chaosu technologicznego. To sytuacja, w której firma bazuje na niezintegrowanych narzędziach, co wymusza wielokrotne logowanie się do oddzielnych systemów i importowanie danych z różnych źródeł. 
• Sprzyja rozwojowi analityki predykcyjnej, która umożliwia podejmowanie trafniejszych decyzji biznesowych. 
• Ułatwia zarządzanie zasobami ludzkimi w organizacjach rozproszonych, które zatrudniają pracowników stacjonarnych, hybrydowych i zdalnych. 
• Eliminuje powtarzalne zadania, szczególnie „kopiuj-wklej”. 
• Sprawia, że manualne zadania można realizować za pomocą jednego kliknięcia. Zaakceptowane wnioski urlopowe są automatycznie uwzględniane w kalendarzu nieobecności i na liście płac na platformie kadrowo-płacowej SD Worx TribePerk. 
• Sprzyja rozwojowi polityki paperless, czyli ograniczającej dokumentację papierową. 
• Udoskonala elektroniczny obieg dokumentów, uwalniając pracowników od wypełniania formularzy w Wordzie i wysyłania setek załączników w e-mailach. 
• Automatyczne generowanie dokumentów, np. rachunków do umów cywilnoprawnych, eliminuje konieczność przygotowywania wzorów, które wypełnia się od zera i wysyła e-mailem. 
• Zwiększa bezpieczeństwo danych, umożliwiając przeniesienie informacji do zabezpieczonych archiwów cyfrowych z tradycyjnych segregatorów. 
• Likwiduje błędy wynikające z czynnika ludzkiego, np. pomyłki w przepisywaniu danych z papierowych wniosków do elektronicznej ewidencji czasu pracy. 
• Pomaga w monitorowaniu wskaźników HR. 
• Ogranicza niekorzystny wpływ czynników zewnętrznych i nieuświadomionych uprzedzeń na oceny kandydatów w procesie rekrutacji. 
• Udostępnia kluczowe dane dla wszystkich stron w czasie rzeczywistym, np. działu kadrowo-płacowego, pracowników i pracodawcy. 
• Podwyższa skuteczność procesu rekrutacji i obniża jej koszty. Zautomatyzowana selekcja CV i testy dla kandydatów zwiększa szansę na wybór osoby, która idealnie wpisuje się w profil kompetencyjny i kulturę organizacyjną firmy. 
• Upraszcza komunikację wewnątrzfirmową za pomocą aplikacji przypominających social media – zarówno pod kątem zrozumiałości komunikatów, jak i sposobu wysyłki informacji. 
• Ułatwia zachowanie ciągłości pracy w przypadku nagłej nieobecności osoby, która jako jedyna dysponowałaby informacjami w przypadku tradycyjnego obiegu danych. 
• Zwiększa efektywność pracowników i skraca czas realizacji obowiązków. To sprawia, że eliminuje opóźnienia, które narażają firmę na straty finansowe. 
• Doskonali wdrażanie polityki szkoleniowej, strategii DEI (Diversity, Equity, Inclusion) czy CSR (Corporate Social Responsibility). 

Perspektywy z branży HR 

76% członków Polskiego Forum HR, które reprezentuje rynek agencji zatrudnienia, planuje inwestycje w rozwiązania HR Tech do 2025 roku, przede wszystkim w automatyzację rekrutacji, zarządzania czasem pracy, cyklu życia dokumentów i ocen pracowniczych. 

Działy kadrowo-płacowe są obarczone potężną ilością powtarzalnych czynności, które są niezbędne do naliczenia wynagrodzeń czy zarządzania urlopami. Procesy HR w kadrach i płacach są szczególnie narażone na błędy i opóźnienia. Dane pracowników są zwykle przechowywane w elektronicznych i papierowych źródłach równocześnie, więc łatwo o pomyłkę w trakcie nużącego kompletowania informacji. 

Przedsiębiorcy, którzy decydują się na outsourcing kadrowo-płacowy, nie uwalniają się całkowicie od manualnych, żmudnych zadań. Dlaczego? Współpraca z lokalnym biurem rachunkowym bazuje przede wszystkim na setkach załączników w e-mailach. Wysyłka dokumentacji pracowniczej wymaga m.in. zebrania rozproszonych danych przez np. Office Managera lub HR Managera w zależności od struktury firmy. Ponadto tradycyjny outsourcing kadr i płac sprawia, że pracownicy nie mają stałego dostępu do swoich danych kadrowo-płacowych. Uzyskanie paska płacowego wymaga zaangażowania nawet kilku osób. 

SD Worx automatyzuje kadry i płace w MŚP. Obsługa kadrowo-płacowa bazuje na platformie w chmurze, która łączy pracowników, pracodawców i specjalistów HR oraz zastępuje niekompatybilne aplikacje. 

Samoobsługa pracownicza umożliwia osobom zatrudnionym samodzielne generowanie elektronicznych pasków płacowych. Wnioski urlopowe są wypełniane, wysyłane i akceptowane kilkoma kliknięciami, a automatyczne powiadomienia przypominają o wygasających badaniach okresowych, kończących się umowach czy naliczaniu podatku dochodowego pracownikowi, który ukończył 26 lat. 

Zespół HR i pracodawca ma całodobowy dostęp do danych kadrowo-płacowych pracowników – na różnych urządzeniach mobilnych. To oznacza, że analityka HR nie jest uzależniona od godzin pracy biura rachunkowego, które może przygotowywać pożądane raporty za dodatkową opłatą. 

Proces rekrutacji wpływa na fluktuację kadr w firmie. Nie da się przewidzieć wszystkich czynników, które wpłyną na odejście nowo zatrudnionych pracowników, ale warto zminimalizować ryzyko zatrudnienia osób, które nie mają pożądanych umiejętności miękkich i twardych, tylko mocno sprzedażowe CV. 

Czasochłonne zadania w rekrutacji, które mogą zostać zautomatyzowane, to m.in.: 

• selekcja CV kandydatów pod kątem zgodności z wymaganiami z oferty pracy, 
• wstępne rozmowy z kandydatami, które mogą przeprowadzać chatboty lub voiceboty, 
• pisanie i publikowanie ogłoszeń o pracy, w tym multiposting, 
• analiza kanałów rekrutacji, np. job boardów, pod kątem jakości i liczby aplikacji, 
• badanie satysfakcji kandydatów, nowych pracowników oraz hiring managerów, 
• budowania baz kandydatów, 
• kontaktowanie się innymi drogami z kandydatami, którzy nie odbierają telefonu, np. wysyłka SMS-ów, 
• umawianie spotkań rekrutacyjnych, 
• przygotowywanie pytań przed rozmowami kwalifikacyjnymi, 
• testy wiedzy technicznej i kompetencji miękkich, 
• czynności związane z przepisami, np. usuwanie danych kandydatów z systemu zgodnie z RODO, 
• wysyłka przypomnień o terminach spotkań czy deadline'ach zadań rekrutacyjnych. 

Czy można zautomatyzować budowanie marki pracodawcy? 

Employer branding, czyli kształtowanie wizerunku pracodawcy w celu przyciągania wartościowych kandydatów, można zautomatyzować pod kątem analizy danych (np. wzmianek o firmie w sieci) czy projektowania kampanii reklamowych w social mediach. Skuteczne kampanie EB ułatwiają pozyskiwanie CV poza oficjalnymi rekrutacjami, np. przez zakładkę „Kariera” na stronie internetowej. 

Z raportu „HR Tech Changer 2023” wynika, że koszt onboardingu sięga 3-4 wynagrodzeń pracownika. Jeśli dodamy do tego koszty rekrutacji i czasu pracy osób uczestniczących we wdrażaniu nowej osoby, okaże się, że każda nieprzedłużona umowa o pracę na okres próbny generuje potężne wydatki dla organizacji, która... musi ponowić część z nich, aby znaleźć zastępcę. Onboarding to proces uznawany za „miękki”, mimo że obfituje w tak „twarde” zadania, jak przygotowanie umowy, sprzętu czy ścieżki szkoleń. Niemniej automatyzacja HR odgrywa ważną rolę w obu obszarach, uprzyjemniając formalności i usprawniając wdrożenie. 

Automatyzacja onboardingu umożliwia m.in. 

• uzupełnienie danych nowego pracownika w wewnętrznym systemie na podstawie formularza online, 
• zawarcie umowy przedwstępnej lub umowy o pracę na odległość, 
• zaprojektowanie ścieżki szkoleń na platformie online, które odciążają buddy'ego z wdrażania nowej osoby w systemy używane w organizacji oraz team z przekazywania szczegółowej wiedzy technicznej, 
• stworzenie chatbota lub voicebota, który udziela podstawowych informacji o firmie, 
• monitorowanie rozwoju nowych pracowników na platformie e-learningowej, 
• ustandaryzowanie wdrożeń nowych pracowników w oddziałach. 

Automatyzacja procesów HR sięga także działu L&D (Learning & Development), który odpowiada za rozwój pracowników i talentów, czyli osób wyróżniających się doświadczeniem, kompetencjami i umiejętnościami na tle innych. 

Programy upskillingowe (rozszerzające kompetencje na danym stanowisku) i reskillingowe (umożliwiające relokację do innego działu w organizacji) ułatwiają zatrzymywanie doświadczonych jednostek w firmie. Według „Raportu płacowego 2024” Hays Poland brak możliwości rozwoju, w tym długofalowego, motywuje niemal 40% respondentów do zmiany pracy. 

Jak widać, rotacja pracowników jest uzależniona od oferty szkoleń. Automatyzacja procesów HR sprzyja jej optymalizacji – pod kątem kosztów, satysfakcji pracowników i efektów finansowych dla firmy. Pracownicy rozwijają się za pomocą platform e-learningowych, które umożliwiają naukę w formie self-paced, czyli we własnym tempie. Dział HR może weryfikować postępy w szkoleniach i analizować, jak odbyte „lekcje” wpływają na zyski, które można rozpatrywać pod kątem czasowym oraz finansowym. 

Ponadto platformy e-learningowe pozwalają na: 

• układanie indywidualnych ścieżek szkoleń, 
• projektowanie testów wiedzy, 
• przeprowadzanie ankiet, 
• wdrażanie elementów zwiększających zaangażowanie pracowników, np. grywalizacji, czyli technik z projektowania gier, 
• ustawienie przypomnień o konieczności odświeżenia uprawnień zawodowych, 
• generowanie raportów dotyczących np. czasu szkoleń i przeszkolonych pracowników, 
• wdrożenie blended learning, czyli szkoleń łączących różne formy przyswajania wiedzy, np. quizy, testy, kursy odcinkowe, webinary na żywo. 

Twórcy narzędzi HR podkreślają, że automatyzacja podstawowych procesów administracyjnych sprawia, że HR-owcy zyskują więcej czasu na strategiczne obowiązki, które wymagają zaangażowania empatycznego i kreatywnego człowieka. Oczywiście automatyzacja HR pozwala na ograniczenie liczby etatów, szczególnie stanowisk asystenckich i juniorskich, które obarcza się zwykle najprostszymi zadaniami. 

Niemniej to oznacza, że osoby rozpoczynające karierę w HR mogą się skoncentrować na rozwoju umiejętności w zakresie nowych technologii, a nie czynnościach „kopiuj-wklej”. Co więcej, rośnie znaczenie kompetencji miękkich. Według Deloitte Access Economic będą stanowić bazę niemal 70% zawodów do 2030 roku. Postęp technologiczny wymusza od czynnych zawodowo osób rozwój umiejętności interpersonalnych, które uzupełniają zautomatyzowane procesy. Niemal 50% firm, które wzięło udział w badaniu rynku pracy przez Hays Poland w 2023 roku, wskazało, że najpotrzebniejsze umiejętności pracowników są związane z zarządzaniem zespołem. 

Dawką optymizmu napawają głosy z „Raportu płacowego 2024” Hays Poland. 79% pracowników wyraziło chęć udziału w programach reskillingowych i upskillingowych związanych z AI. 

Przemyśl, które obszary zarządzania zasobami ludzkimi wymagają ulepszenia. Jeżeli dział HR sygnalizuje, że spada efektywność i zaangażowanie pracowników, postaraj się określić konkretne przyczyny pogarszającej się atmosfery. Pamiętaj, że dobrostan pracowników powinien iść w parze z zyskami dla biznesu. Najpierw skoncentruj się na łatwo osiągalnych rozwiązaniach, które jak najszybciej przyniosą zwrot z inwestycji. 

Wdrożenie automatyzacji można rozpocząć od działu kadr i płac, w którym dominują powtarzalne i żmudne procesy. Co więcej, precyzyjne i terminowe wyliczenia są istotne ze względu na reperkusje wynikające z przepisów. 

Szacuje się, że ok. 20-30% pracowników na różnych szczeblach często otrzymuje źle naliczone wynagrodzenie. Obsługa kadrowo-płacowa w SD Worx eliminuje błędy, które wynikają z m.in. przepisywania danych rozproszonych w różnych źródłach. Co więcej, dane na platformie w chmurze są dostępne całodobowo dla każdego pracownika, a nie tylko w godzinach pracy biura rachunkowego. Już teraz możesz wypełnić formularz, aby dowiedzieć się, jak automatyzacja kadr i płac usprawni Twoją firmę.