Elektroniczne wnioski urlopowe – jak zarządzać wnioskami o urlop online?

Wniosek urlopowy nie zaginie na ścieżce od pracownika do działu kadrowo-płacowego 

Tradycyjne wnioski urlopowe zwykle krążą między co najmniej kilkoma osobami. Najpierw pracownik składa wniosek bezpośredniemu przełożonemu, np. team leaderowi, który musi nie tylko go rozpatrzyć, ale także przekazać do działu HR (o ile zaakceptuje termin we wniosku). Jeśli firma współpracuje z biurem rachunkowym, taki wniosek trafia przeważnie do pracownika administracyjnego, który wysyła komplet dokumentacji do biura na koniec miesiąca. To oznacza skanowanie papierowych wniosków – o ile nie zgubią się po drodze. Co więcej, tak wydłużony proces rodzi więcej ryzyk. 

Pechowo zdarza się, że: 

• osoba, która odpowiada za rozpatrzenie wniosku urlopowego, zapomina albo odpowiedzieć pracownikowi, albo przekazać dokument działowi kadrowo-płacowemu, 
• urlop pracownika nie zostaje wpisany do wspólnego kalendarza, np. na dysku Google, więc współpracownicy dowiadują się o tej nieobecności z opóźnieniem, co może dezorganizować ich pracę, 
• dochodzi do pomyłki na etapie przepisywania wniosku urlopowego do programu kadrowo-płacowego, przez co wynagrodzenie zostaje źle naliczone. 

Elektroniczny obieg wniosków urlopowych na platformie kadrowo-płacowej eliminuje te nieporozumienia. Kiedy pracownik złoży wniosek o urlop, zgłoszenie trafi na listę oczekujących, a przełożony otrzyma powiadomienie. Wystarczy kliknąć Akceptuj lub Odrzuć, aby pracownik dostał alert o rozpatrzeniu wniosku.

Jeśli zmieni się struktura działu w Twojej firmie, bez problemu zaktualizujesz lidera danego zespołu na platformie, który akceptuje elektroniczne wnioski urlopowe od współpracowników. 

Zatwierdzony urlop po pierwsze – pojawi się w kalendarzu nieobecności, a po drugie – zostanie uwzględniony w wynagrodzeniu za dany miesiąc. Moduł płacowy, który pozwala na wygenerowanie listy płac kilkoma kliknięciami, pobiera niezbędne dane z innych modułów, w tym sekcji Nieobecności i urlopy. 

Zautomatyzujesz układanie planu urlopów i prościej ustalisz bezkolizyjne nieobecności pracowników 

Mimo że plan urlopów nie jest obowiązkowy dla każdej firmy, warto go układać, biorąc pod uwagę chociaż najdłuższe urlopy w okresie letnim. Pracownicy, którzy wiedzą o np. 3-tygodniowej nieobecności innego pracownika z dużym wyprzedzeniem, mogą zorganizować swoją pracę tak, aby skorzystać z wsparcia tej osoby, zanim wyjedzie na wakacje. 

Zautomatyzowana platforma kadrowo-płacowa ułatwia zaplanowanie urlopów wypoczynkowych. Wystarczy poprosić pracowników, aby zgłosili, kiedy chcieliby skorzystać z urlopów, np. w okresie od czerwca do sierpnia. Wnioski oczekujące na zatwierdzenie pojawią się na jednej liście, więc z łatwością je przejrzysz, nie przerzucając papierowych egzemplarzy czy nie gubiąc się w e-mailach. Dzięki filtrom szybko sprawdzisz, czy pracownicy złożyli wnioski o urlop w tych samych lub podobnych terminach. 

Jeśli nieobecności kolidują ze sobą, możesz porozmawiać z pracownikami o innych datach, aby osiągnąć kompromis zadowalający wszystkie strony. W efekcie ustrzeżesz się przed sytuacją, w której zmiana terminu urlopu jest utrudniona, bo zatrudnieni zarezerwowali już noclegi czy loty samolotem. 

Pracownicy działu kadr nie będą rozpraszani pytaniami o urlopy 

Czy wiesz, że zaledwie jeden wniosek urlopowy – nawet o 1 dzień wolnego – może sprawić, że co najmniej kilku pracowników straci czas na czynności idealne do zautomatyzowania? 

Połączenie papierowego obiegu dokumentów z tradycyjnym prowadzeniem kadr i płac, czyli za pomocą programu, do którego nie mają dostępu wszyscy pracownicy, to przepis na nieoptymalne zarządzanie organizacją pracy w firmie. 

W takim modelu pracownicy – o ile sobie tego nie zapisują - muszą dopytywać dział kadrowo-płacowy, ile dni urlopu wypoczynkowego, urlopu na żądanie czy bezpłatnego urlopu opiekuńczego im zostało do końca roku. W firmie zatrudniającej co najmniej kilkadziesiąt osób oznacza to zmarnowanie nawet kilku godzin pracy w miesiącu. Jeśli przedsiębiorstwo współpracuje z biurem rachunkowym, takie dane mogą nie być dostępne od ręki. Ponadto firma zewnętrzna może doliczyć koszt dodatkowej komunikacji z pracownikami firmy do faktury za dany miesiąc. 

Elektroniczny obieg wniosków urlopowych na platformie kadrowo-płacowej, która pełni funkcję portalu pracowniczego, eliminuje te nadprogramowe koszty rozmów o wymiarze urlopów. 

Po pierwsze – kiedy pracownik składa wniosek o urlop wypoczynkowy, widzi, ile zostało mu dni wolnych do końca roku. 

Tę informację można zobaczyć też w profilu pracownika. 

Po drugie – jeśli pracownik złoży np. wniosek o zwolnienie z powodu siły wyższej, którego limit już wykorzystał, system automatycznie odrzuci zgłoszenie, wyświetlając odpowiedni komunikat. W innym przypadku to np. specjalista ds. kadr i płac musiałby uzasadnić, dlaczego wzięcie wolnego jest niemożliwe, i podać, kiedy pracownik wykorzystywał zwolnienie. Dzięki portalowi pracowniczemu takie dane można „wyklikać” na własną rękę. 

Zyskasz dostęp do historii wniosków urlopowych w jednym miejscu 

Jeśli Twoja firma bazuje na papierowym lub e-mailowym obiegu wniosków urlopowych, nie masz dostępu do historii zarządzania tymi wnioskami – chyba że stworzysz ją na własną rękę w Excelu. Jaki cel ma takie zestawienie, skoro urlopy są zaznaczone chociażby w ewidencji czasu pracy? Czy to nie nadmierna formalizacja? Niekoniecznie, zwłaszcza jeśli wnioski są rozpatrywane przez managerów poszczególnych działów. W tym przypadku warto, aby pracodawca miał dostęp do historii wniosków urlopowych, w której może sprawdzić, kto i kiedy zaakceptował dany urlop. 

Jak wygląda historia wniosków o urlop w systemie kadrowo-płacowym online? 

Zakładki Zaakceptowana w module Nieobecności i urlopy na platformie kadrowo-płacowej SD Worx TribePerk zawierają listę zatwierdzonych wniosków urlopowych, a zakładka Oczekujące – listę nierozpatrzonych. 

Każda pozycja uwzględnia: 

• osobę, która złożyła wniosek, 
• przełożonego, który musi rozpatrzyć wniosek, 
• rodzaj nieobecności, 
• okres nieobecności (datę początkową, datę końcową i łączną liczbę dni), 
• pozostałą liczbę dni wolnych (np. wymiar urlopu wypoczynkowego do końca roku kalendarzowego). 

Jeśli przełożony lub pracownik postanowią zmienić termin urlopu ze względu np. na szczególne potrzeby pracodawcy lub chorobę dziecka pracownika, wystarczy kliknąć Anuluj, aby odwołać udzielony urlop. 

Dzięki filtrom administrator może szybko odszukać wnioski, które: 

• złożył wybrany pracownik lub wysłały osoby należące do jednego zespołu, np. marketingu, 
• dotyczą konkretnej nieobecności, np. urlopu na żądanie, 
• obejmują dni wolne we wskazanym zakresie dat. 

Raport z zatwierdzonymi urlopami pobierzesz na dysk. W zakładce Raport roczny szybko zobaczysz podstawowe nieobecności pracowników – urlopy wypoczynkowe, na żądanie, bezpłatne i zwolnienia chorobowe. 

System bezbłędnie określa wymiar urlopu wypoczynkowego pracownika 

Wymiar urlopu wypoczynkowego pracownika zależy od wielu czynników, w tym: 

• okresu nauki, 
• stażu pracy, 
• wymiaru czasu pracy, 
• pierwszego lub kolejnego zatrudnienia w życiu danej osoby, 
• zmiany pracodawcy w ciągu roku kalendarzowego, 
• liczby dni urlopowych wykorzystanych u pracodawcy przed zmianą zatrudnienia, 
• podpisania umowy o pracę w połowie miesiąca, 
• wymiaru urlopu bezpłatnego w ciągu roku kalendarzowego. 

Zautomatyzowana platforma kadrowo-płacowa wyznacza urlop proporcjonalny na podstawie danych z umowy o pracę i świadectwa pracy. Kiedy przełożony zaakceptuje wniosek pracownika o urlop, jego wymiar od razu się zmniejszy. System wyliczy także, ile dni urlopu powinien wykorzystać pracownik w okresie wypowiedzenia. Jeśli tego nie zrobi, moduł płacowy wyznaczy ekwiwalent urlopowy. 

Wygenerujesz informacje o nieobecnościach uwzględnianych na świadectwie pracy 

Dzięki świadectwie pracy kolejny pracodawca wie, ile urlopu udzielić nowo zatrudnionej osobie. Informacje, których potrzebujesz, aby przygotować świadectwo, sprawdzisz kilkoma kliknięciami na platformie kadrowo-płacowej.  

Funkcja Raportu rocznego w zakładce Nieobecności i urlopy podsumowuje bieżący i zaległy urlop wypoczynkowy oraz wykorzystane dni urlopowe i zwolnienia chorobowe od początku roku kalendarzowego. Z kolei w zakładce Zaakceptowane pobierzesz raport dotyczący wszystkich nieobecności danego pracownika w wybranym okresie.